In 2010 werd door de Inspectie van het Onderwijs (IvhO) besloten vrijwel het gehele IT-landschap te vervangen. De voornaamste reden was dat de bestaande systemen zowel technisch als functioneel niet langer aansloten bij de eisen die werden gesteld. Gezien de omvang van deze opdracht werd een informatiebeleidsplan geschreven en een speciale Taskforce opgericht. Deze Taskforce van 3 personen, waarin Orcado vertegenwoordigd was, was eindverantwoordelijk voor alle deelprojecten waarin de basisinformatievoorziening, het document management systeem, het datawarehouse en de website werden vervangen. In zijn totaliteit werd met het programma een twintigtal applicaties vervangen door nieuwe oplossingen. In iets minder dan 2 jaar was het vervangingsprogramma afgerond.
Het deelproject waarin de basisinformatievoorziening van IvhO werd vervangen is uitgevoerd door Orcado. Het Inspectie Basis InformatieSysteem (Ibis) moest de nieuwe centrale applicatie worden waarin alle informatie, benodigd voor het primaire toezichtproces, samen komt. Dat betekent dat informatie uit het documentmanagementsysteem (eDocs van OpenText) en van externe partijen ontsloten worden in Ibis.
Daarnaast ondersteunt Ibis het complete onderzoekstraject van het verzamelen van informatie (via documenten en online vragenlijsten) tot het beoordelen van een instelling en het schrijven, redigeren, fiatteren en publiceren van rapporten.
Vanwege de impact van de verandering was alles erop gericht om de introductie van het nieuwe applicatielandschap geleidelijk en met zoveel mogelijk betrokkenheid van de inspectiemedewerkers te laten verlopen.
Om deze reden werden de functioneel applicatiebeheerders en sectordirecteuren tweewekelijks gevraagd om prototypes, ontwerpen en gerealiseerde delen van de applicatie van feedback te voorzien. Eén keer per maand werden de vorderingen ‘hands on’ getoetst door een ruime vertegenwoordiging van de toekomstige gebruikers in een klankbordgroep. Via een wekelijkse nieuwsbrief en een blog op de thuispagina van Ibis werden geïnteresseerden op de hoogte gehouden van alle ontwikkelingen.
Het bestaande landschap van IvhO werd in fasen vervangen. Zo konden de gebruikers geleidelijk wennen aan de nieuwe omgeving. Daarnaast beperkte dit het risico. Tenslotte moest het toezichtswerk gewoon door gaan.
Na de acceptatietesten van alle opgeleverde modules van Ibis werden alle toezichtsmedewerkers uitgebreid geschoold met behulp van een binnen het programma ontwikkelde cursus.
De introductie van Ibis heeft bij IvhO een belangrijke vereenvoudiging tot gevolg gehad. Dit komt niet alleen de efficiëntie voor de gebruikers zeer ten goede, ook het aantal applicaties met bijbehorende onderhoudsbudgetten werd sterk teruggebracht. Dat betekende een dermate grote kostenbesparing, dat de initiële investering binnen 2 jaar was terugverdiend.
Na oplevering van Ibis hebben medewerkers van Orcado nog een jaar lang het operationele en planmatige onderhoud uitgevoerd. Daarna is dit overgenomen door de interne IT-organisatie van IvhO.
Neem contact met ons op. We vertellen u graag meer over deze en andere opdrachten die door Orcado succesvol zijn uitgevoerd. Een demonstratie van het door ons gerealiseerde systeem behoort daarbij zeker tot de mogelijkheden.